湖南文理学院档案查、借阅制度及湖南文理学院档案补充修改制度-湖南文理学院党政办公室

湖南文理学院文件

校政字〔2021〕46号

湖南文理学院

关于印发《湖南文理学院档案查、借阅制度》和《湖南文理学院档案补充修改制度》的通知

校属各单位：

《湖南文理学院档案查、借阅制度》和《湖南文理学院档案补充修改制度》经学校研究同意，现予印发，请遵照执行。

湖南文理学院

2021年7月14日

湖南文理学院

档案查、借阅制度

为了加强档案管理，进一步完善档案查借阅工作程序，制定本制度。

一、校内单位因工作需要，申请查阅相关档案应按以下规定办理。

1.查阅本单位归档的档案，须凭《档案查阅审批表》，经归档单位主要负责人批准，方可查阅。

2.查阅非本单位归档的档案，须凭《档案查阅审批表》，经查阅单位主要负责人、归档单位主要负责人、归档单位分管校领导批准，方可查阅。

3.查阅涉密档案，须凭《档案查阅审批表》，经查阅单位主要负责人、学校保密管理部门主要负责人、涉及重大问题或重要秘密的档案须经分管保密管理部门校领导批准，方可查阅。

4.学校纪委、监察、审计、组织、人事等部门因特殊任务需要查档的，须凭《档案查阅审批表》，经查阅单位主要负责人批准，方可查阅。

5.查阅学校党委会、校长办公会记录，须凭《档案查阅审批表》，经查阅单位主要负责人、归档单位主要负责人、查阅单位分管校领导审批，并报书记、校长批准后，方可查阅。

二、校外单位或个人查阅学校开放档案，须持本人身份证件或单位介绍信，方可查阅。委托他人办理的，受托人须持有效委托证明，委托双方身份证，方可查阅。

三、馆藏档案原则上不外借。校内单位或个人因需要必须借出的，须持本人身份证件或单位介绍信，凭《档案借阅审批表，经借阅单位主要负责人、归档单位主要负责人、归档单位分管校领导审批、涉及“三重一大”的档案材料，还需书记或者校长批准后，方可借出。借期一般不超过7天。

四、复制本部门档案，须凭《档案复制审批表》，经归档单位主要负责人批准，方可复制。复制非本部门归档的档案，经查阅部门负责人、归档部门负责人、归档部门分管校领导批准，方可复制。涉密档案严禁复制。档案的摘抄、复制件需经档案馆工作人员核对，加盖公章，方能生效。档案用于展览、发表、出版等用途的，必须标明档案来源于湖南文理学院档案馆，不得触犯国家有关知识产权保护的法律。

五、档案利用者对所查借阅的档案要妥善保管。阅读案卷时严禁拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注等，保证档案的安全、完整、洁净。如发生上述情况，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

六、严格执行档案查借阅审批、登记、催还制度。查借阅档案须填写档案查借阅登记簿，并指定专人负责查借阅登记簿、审批单的管理，定期核查档案查借阅记录，发现未归还的，要及时催还，并做好记录。归还档案时应清点数目并查看档案状态，如发现有转借、损坏、丢失等情况，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

湖南文理学院

档案补充修改制度

一、本制度仅适用学校各二级单位上交至档案馆的各类归档资料的补充和修改。

二、对已归档的各类档案，档案馆在提供利用过程中一经发现不够齐全完整，应立即通知各二级单位，追溯缺失材料，争取从速补充齐全。

三、各二级单位档案员发现有新材料需要追加到已归档案的，亦应主动联系档案馆，随时补充完善。

四、补充材料需经档案馆审核同意，并协助各二级单位档案员完成补充工作。

1.新增加的按件管理的档案，档案馆和各二级单位按档案移交要求办理交接手续。

2.调取相关案卷进行补充的材料，直接附在相关案卷后面，档案馆及时更新目录和备考表。

五、入库档案严禁替换，原则上亦不允许修改。确实需要进行修改的，应填写“档案补充修改登记表”，经领导审批后方可进行。

六、档案修改应在原件上直接进行，修改处要加盖学校公章。如果修改内容多或错误严重，可直接在原件后面添加更新的内容，经办人应在原件或卷内备考表上填写序号、题名、原由、时间，并签名，卷内目录亦需同时进行相应修改。