湖南文理学院文件
校政字〔2016〕9号
湖南文理学院
关于印发《湖南文理学院印章管理规定》的通知
校属各单位：
《湖南文理学院印章管理规定》经学校研究同意，现予印发，请遵照执行。
湖南文理学院
2016年1月11日
湖南文理学院印章管理规定
为进一步规范学校各类印章的使用和管理，维护印章的权威性、严肃性，使其更好地服务学校的教学、科研和管理工作，根据上级有关文件规定，结合本校实际，特制定本规定。
一、印章的刻制、启用和注销
1.学校印章由上级主管部门批准刻制。
2.学校所属党政机构、校属企业的印章由学校批准刻制。学校成立的机构、校属企业需要刻制印章，由该机构、校属企业凭成立的批文向党政办公室提出刻制印章的申请，经党政办公室出具介绍信，到公安部门指定单位刻制。学校所属党政机构、校属企业因印章磨损、印章样式改变需刻制新印章，必须向党政办公室提出刻制印章的申请，经批准并出具介绍信后，到公安部门指定单位刻制。
3.印章刻好后，必须先由党政办公室留印模备案后方可使用。
4.停用的党政机构、校属企业印章必须及时交党政办公室并办理注销手续。
二、印章的种类和管理原则
（一）印章的种类
1.学校管理印章：学校党委章、学校行政章（含红印和钢印）、合同专用章、学校党委书记签字章、校长签字章。
2.各单位、机构、校属企业管理印章。
（二）管理原则
1.专人专责原则。学校党委章、学校行政章（含红印和钢印）、合同专用章、学校党委书记签字章、校长签字章由党政办公室机要信息科保管；印章保管人外出一天以上，应由党政办公室主任确定一名党员干部代为保管，并应办理交接登记手续；在寒暑假期间，党政办公室应安排干部轮流管理印章并办理交接登记手续（在用印登记簿上注明何时交给何人、双方签字）。其它印章由经过组织严格考核的专人、专责保管。
2.用印审批登记原则。用印要按照用印类型、权限办理审批手续并做好用印登记。每用印一次，应在《用印登记薄》上登记清楚用印时间、用印对象所在单位、用印事由、用章数、审批领导和经办人等信息，不得漏记。
3.用印场地限制原则。由党政办公室机要信息科负责保管的印章,原则上用印应在党政办公室机要信息科办公室进行；其它各类印章，原则上用印均应在印章保管室内进行。因特殊情况需在上述以外地点使用印章，必须经本单位主要负责人批准，由印章管理人到现场用印。
三、印章使用审批程序
1.以学校党委、行政名义印发正式文件和以党政办公室名义印发正式文件，应按照公文办理程序运转后，方能到党政办公室机要信息科登记用印。
2.除正式公文和经济类合同外，各类材料在使用学校印章时，经办人需按照用印审批流程（附件1）逐级审核、签字、盖章，然后到党政办机要信息科出具用印审批表（附件2）方可用印。
3.学校的经济类合同按照经济合同会签程序办理，具体步骤见经济合同会签表（附件3），不需再使用附件1表。
4. 非经济类合同按照法律审核流程（附件4）办理，法制科审核时需出具审核合同意见表（附件5）；
5.各单位对外报送各种材料等，需要加盖学校党政印章的，由单位主要负责人初审、签字、加盖单位公章，并将上报材料报分管校领导审核签字，然后送党政办公室机要信息科审核，在书记、校长授权范围内的可直接用印，不属于授权范围内的事项由机要信息科呈送书记、校长审批用印；涉及两位以上分管校领导的材料，应分别签字后，党务方面的报党委书记审签，行政方面的报校长审签，方可到党政办公室机要信息科登记用印。
6.对外签署的各类合同协议需要用印的，须由校长（法人代表）在原件上亲笔签字(或校长授权使用校长签字章)；或校长授权，委托其他校领导签字(使用签字章)，不能用复印件代替。
7.如需使用学校党委书记或校长签字章，一律经本人签字同意或凭授权委托书，方可到党政办公室机要信息科登记用印。
8.下列情况使用学校党政印章、党委书记或校长签字章,需提供准确名单，按用印审批流程审核签字后，由党政办公室机要信息科核对内容及数量方可用印：
（1）以学校名义正式发文表彰的荣誉证书用印，以文件为准；教学、科技成果报奖材料用印，以会议研究为准；
（2）以学校名义正式颁发的学生毕业证、学位证用印、录取通知书，必须提供详细名册；
（3）具有湖南文理学院学籍的各类学生的学生证和毕业生登记表用印，分别由学工部或继续教育学院主要负责人审核签名、盖章，并提供学生名册；
（4）申报科研项目、教学科技成果鉴定等用印，由相关处室主要负责人审核签名，分管校领导审核签名；
（5）党员发展材料，由党委组织部主要负责人审核签名，报党委书记审核签名；
（6）凡涉及学校中层以上干部的考核、考察、奖惩及有关重要事项，学校党组织和校内有关重大事项的文件用印，须由学校党委书记（或书记委托、授权的副书记及其他校领导）亲笔签字，不能用复印件代替；
（7）因各种原因到档案馆查阅出具的已毕业学生的学籍、学历、成绩等证明材料由档案馆主要负责人审核签字、盖章，分管校领导审核签名。
9.学校师生员工需要学校出具相关证明，应由所在单位或相关部门出具相应文字材料，主要单位负责人在材料上签字并加盖公章，按照用印审批流程审批。
（1）银行卡遗失补办证明，由师生所在教学院、部门出具情况说明，主要负责人签字盖章，按用印审批流程审批后再到党政办公室机要信息科填写补办申请；
（2）出国留学材料应由材料原始出处签字、盖章，成绩经教务处审核签字盖章后，交由国际交流处审核签字、盖章，报分管校领导审批；
（3）各类出境证明材料应由师生所在教学院、部门出具情况说明，主要负责人签字盖章，经国际交流处审核签字盖章，报分管校领导审批；
（4）各类房产证明材料应由校园建设与资产管理处房管科科长审核签字，经校园建设与资产管理处负责人签字盖章，再报分管校领导审批；
（5）各类住房贷款：对于公积金住房贷款，由财务处出具工资证明，财务处负责人签字盖章后，即可用印；其它商业贷款，应由财务处出具工资证明、人事处出具身份证明，报分管校领导审核签名；
（6）各类信用卡办理需由教职工所在教学院、部门主要负责人签字盖章，财务处审核签字盖章，报分管校领导审核签名；
（7）各类对外身份证明，应由师生所在教学院、部门主要负责人签字盖章，教职工材料经人事处负责人审核签字盖章，学生材料经学工部负责人审核签字盖章，再报分管校领导审核签名。
10.凡涉及办理与学校诉讼有关事宜需使用学校印章，应由学校聘任的法律顾问统一办理。
11.各单位、机构、校属企业使用印章，应由单位负责人审核之后，由印章管理人用印。
四、有下列情况之一的，印章管理人员不得用印：
1.涉及个人法律纠纷等方面的文件、材料；
2.未经领导签发、批准的文件、材料；
3.非本校教职工或与本校工作、业务无关的文件、材料；
4.落款名称与印章名称不符的；
5.空白介绍信、空白证件、空白奖状等。
五、附则
本规定自发布之日起施行，原《湖南文理学院印章管理规定》（校政字[2010]20号）自行废止。本规定由学校党政办公室负责解释。
校政字〔2016〕9号 湖南文理学院印章管理规定 附件.doc
