湖南文理学院党政办公室文件
党办发〔2015〕15号
湖南文理学院党政办公室
关于印发《湖南文理学院公文处理办法》的通知
校属各单位：
《湖南文理学院公文处理办法》经学校研究同意，现予印发，请遵照执行。
湖南文理学院党政办公室
2015年11月30日
湖南文理学院公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和教育部公文处理的有关规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 公文是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。学校各级领导干部、各单位和公文处理人员，必须重视和认真做好公文处理工作，使之更好地为学校的改革和发展服务。
第三条 本办法适用于学校和校属各单位的公文处理工作。
第四条 公文处理的主要任务是：公文的起草、审核、签发、印制、核发；公文的办理和传递；公文的立卷与归档；公文的管理等。
第五条 党政办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校党委、行政名义制发的各类公文并负责指导全校各单位的公文处理工作。各职能部门和学院（部）均应指定专人从事公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。
第六条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第七条 除涉密文件外，学校的公文处理工作一般通过办公系统进行。
第八条 办公系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。各单位可以从办公系统中复制公开发布的公文为纸质形式，复制的公文具有同等效力。
第二章 公文种类
第九条 学校公文种类包括：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知。适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。
（五）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。
（十）纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。
（十一）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（十二）公告。适用于向外发布招生信息、科技成果等重要事项。
第三章 公文格式
第十条 湖南文理学院各类公文格式均按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）执行。
第十一条 公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。
（二）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。机关代字一般由两个层次组成，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办公文的部门代字。
（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（五）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关简称。
（六）正文。公文的主体，用来表述公文内容。公文首页必须显示正文。
（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（八）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（九）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
（十）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，在印发机关和印发日期之前，与公文正文一起装订。
（十三）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其它机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十四）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十五）页码。公文页数顺序号。
第十二条 公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），文字自左至右横写，在左侧装订。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十四条 学校各单位的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。
（一）党政办公室根据授权可以向校属各单位行文。学校其它二级单位不能制发文件式公文。
（二）各二级单位在职权范围内，可以本单位的名义用函的形式向其他二级单位商洽工作、询问和答复问题、审批事项，就日常具体工作安排等发布通知。
第十五条 校内请示和报告应当遵循以下规则：
（一）学校各单位不得以本单位名义越级向学校主管单位行文。
（二）“请示”应当一事一文，原则上只写一个主送单位，不得多头主送，如需同时送多个单位，应当用抄送形式。
（三）属于学校有关单位职权范围内的具体问题，应当直接报送相关单位处理，不必向学校请示。学校各单位对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。确需学校解决的问题，相关单位要事先提出具体意见。除领导直接交办的事项外，“请示”一般不直接送领导个人。
（四）不得在“报告”中夹带请示事项。
（五）职能部门转呈院（部）或相关单位向学校的请示报告应先提出拟办意见，不得原文转报。
第五章 公文拟制
第十六条 公文拟制的主要程序包括：起草、审核、签发等。
第十七条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。应当使用国家法定计量单位；公文中的数字，除部分结构、层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其它单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。
（七）所拟公文，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。
（八）各单位应加强对公文起草工作的重视，不断提高公文起草水平。各单位负责人应当熟悉公文起草各项要求，必须主动参与重要公文起草。
第十八条 各办文单位将需要发文的公文交单位主要负责人审核签字后的纸质稿交党政办公室，电子稿走OA系统按公文流程处理。
第十九条 公文的内容涉及到几个部门的，以主办部门为主撰文，相关部门会签。会签意见应当明确具体。
第二十条 公文审核应当注意以下几点：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）党政办公室经审核不宜发文的公文文稿，应退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第二十一条 凡以学校党委、行政或校长名义制发的公文，综合性的、重大的问题或以学校党委或行政名义制发的上行文由学校主要领导签发；业务性的专项问题，由主管该项工作的校领导审签。
第六章 公文管理
第二十二条 各级单位应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十三条 学校建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第二十四条 公文的撤销和废止，由党政办公室根据学校授权和有关规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十五条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第二十六条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第七章 附则
第二十七条 本办法由党政办公室负责解释。
第二十八条 本办法自发文之日起施行,原有相关文件同时废止。
湖南文理学院党政办公室
2015年12月14日印发
